M&E - Reservations Agent

FUNCTIETITEL : MEETING & EVENTS - RESERVATIONS AGENT

AFDELING : MEETINGS & EVENTS / RESERVATIONS / SALES

RAPPORTEERT AAN : DIRECTOR OF SALES

________________________________________________________________________

DOELSTELLING

Als Meeting & Events - Reservations Agent sta je in voor het regelen van leisure & zakelijke aanvragen van klanten, touroperators of bedrijven. Je zorgt voor een correct verloop vanaf aanvraag tot follow-up na afloop. Je zal deel uitmaken uit van een jong & dynamisch team met een breed en gevarieerd takenpakket. Commerciële, organisatorische en communicatieve vaardigheden zijn key. Jij bent mee de schakel tussen de operationele departementen zodat iedereen zijn steentje kan bijdragen tot een succesvol event!

Heb jij een passie voor horeca? Ben je gedreven door de evenementensector en op zoek naar een boeiende nieuwe uitdaging in je carrière? Lees dan zeker verder!

TAKEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN

• Ontvangt alle types aanvragen (trouwfeesten, congressen, vergaderingen, kamergroepen, etc…) voor reserveringen via telefoon, fax en email

• Behandelt alle aanvragen voor M&E via telefoon, email en dit in overleg met de supervisor;

• Geeft informatie m.b.t. prijzen, faciliteiten en vraagt grondig door voor een gerichte prijsopmaak (concurrentie, budget, flexibiliteit, etc.);

• Correcte input van de gegevens in het reservatiesysteem IDPMS;

• Beheren van de toegewezen dossiers van A tot Z: uitsturen gepersonaliseerde offerte (max. 48u na aanvraag), opvolging opties, opmaken contract, opvolgen deposits en betalingen volgens de vooropgestelde procedures, kamerlijsten, function sheets, follow up call na afloop evenement, etc.);

• Voorbereiden van zaalaanduidingen

• Wekelijks bijwonen “function meeting” en verzorgen van ‘function sheets’

• Ontvangt de organisatoren van events in het hotel;

• Up-to-date houden van parate kennis van markt en concurrentie;

• Up-to-date houden van grondige kennis van het hotel en zijn faciliteiten en de onmiddellijke omgeving;

• Klachtenbehandeling

Internal Hotel Jobdescription 2

• Vlotte en duidelijke communicatie met alle betrokken departementen;

• Goede contacten onderhouden met bedrijven en event planners;

• Stelt facturen op voor de deposits alsook opvolging van de van de betaling

SECUNDAIRE VERWACHTINGEN

• Woont vergaderingen bij die binnen de afdeling en/of het hotel worden

georganiseerd;

• Gaat op een verantwoordelijke manier om met de materialen van het bedrijf;

• Staat in voor netheid en orde op de eigen werkplek.

TRAINING & ONTWIKKELING

• Neemt deel aan relevante opleidingen voorzien en gevraagd door de

leidinggevende en/of het hotel.

WAT IS JOUW PROFIEL?

• Je bent organisatorisch en communicatief

• Je bent een teamplayer

• Je beheerst Frans. Nederlands en Engels is een plus.

• Stressbestending

• Je hebt oog voor detail

WAT IS JOUW PROFIEL?

• Je bent organisatorisch en communicatief

• Je bent een teamplayer

• Je beheerst Frans. Nederlands en Engels is een plus.

• Stressbestending

• Je hebt oog voor detail